Elektronizacja dokumentacji pracowniczej krok po kroku z użyciem wzorów dokumentów

Elektronizacja dokumentacji pracowniczej krok po kroku z użyciem wzorów dokumentów

Zmiany w prawie pracy rozszerzyły katalog wniosków, które pracownik może złożyć w postaci elektronicznej. Również praca zdalna postawiła przed pracodawcami nowe wyzwania związane z elektronicznym obiegiem dokumentacji.

TERMIN I MIEJSCE SZKOLENIA

• 18 lutego 2026 od godz. 09.00 do 15.30 (8 godz. lekcyjnych)
• Zajęcia prowadzone są w formule on-line za pośrednictwem Internetu przy użyciu platformy do zdalnego prowadzenia zajęć.
• Każdy uczestnik, który opłaci zajęcia, otrzyma na adres podany w formularzu zgłoszenia, link z dostępem do platformy.

WYKŁADOWCA

Anna Stokłosa LL.M. - radca prawny, dyrektor departamentu kadrowo-płacowego; absolwentka Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Jagiellońskiego oraz The Catholic University of America (Waszyngton, USA). Ukończyła studia doktoranckie w Katedrze Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych UJ. Uczestnik międzynarodowych konferencji naukowych. Specjalista w zakresie prawa pracy, zagadnień kadrowych oraz ochrony danych osobowych. Prowadzi własną kancelarię prawną. Posiada bogate doświadczenie praktyczne w kwestiach związanych ze stosowaniem prawa, zarówno na etapie doradztwa, jak też w postępowaniach kontrolnych i sądowych. Doświadczony oraz uznany trener.

W trakcie szkolenia:

• wytłumaczymy co to jest postać elektroniczna, w jakiej pracownik może złożyć. wniosek o elastyczną organizację pracy, pracę zdalną okazjonalną, urlop opiekuńczy i rodzicielski i czym różni się od formy elektronicznej
• przedstawimy kompletną listę wniosków pracownika i odpowiedzi pracodawcy, które mogą mieć postać elektroniczną
• wyjaśnimy wątpliwości m.in. co powinien zrobić pracodawca prowadzący akta osobowe w postaci papierowej, gdy otrzyma wniosek pracownika w postaci elektronicznej oraz w jaki sposób pracownik pracujący zdalnie powinien potwierdzać obecność w pracy

ADRESACI SZKOLENIA: Szkolenie skierowane jest do pracowników działu płac, kadry zarządzającej, pracowników i właścicieli biur rachunkowych, księgowych. podatkowych oraz przedsiębiorstw transportowych.

Program:

1. Postać a forma elektroniczna

2. Kompletna checklista dokumentów w postaci elektronicznej

• wnioski pracownika
• odpowiedzi pracodawcy

1. Wnioski pracownika na podstawie KP a wnioski ubezpieczonego o wypłatę zasiłku – czy nowelizacja ustawy zasiłkowej wprowadziła postać elektroniczną?
2. Elektronizacja dokumentacji pracowniczej krok po kroku

• odwzorowanie cyfrowe – wymogi techniczne
• pieczęć pracodawcy a podpis elektroniczny
• kto jest „osoba upoważnioną” w rozumieniu przepisu
• system teleinformatyczny do prowadzenia dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej – wymogi techniczne
• informacja o zmianie postaci dokumentacji pracowniczej – wzór
• informacja o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej - wzór

1. Wniosek złożony w postaci elektronicznej a dokumentacja pracownicza prowadzona w postaci papierowej – prawidłowy schemat działania pracodawcy po wpływie wniosku
2. Rekrutacja elektroniczna:

• tryb i sposób dostarczania dokumentacji niezbędnej do nawiązania stosunku pracy – kwestionariusz osobowy kandydata, kwestionariusz osobowy pracownika – czy te dokumenty wymagają własnoręcznego podpisu
• świadectwo pracy od poprzedniego pracodawcy, świadectwo ukończenia szkoły – czy pracodawca może zaakceptować skany dokumentów?

7. Praca zdalna za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej

• w jaki sposób pracownik powinien potwierdzić obecność w pracy zdalnej
• kontrola wykonywania pracy
• zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych – gotowe zapisy do regulaminu pracy zdalnej
• praca zdalna a RODO – w tym wytyczne PUODO
• zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych – gotowe zapisy do regulaminu pracy zdalnej

8. Elektroniczna dokumentacja stosunku pracy

• zawarcie umowy o pracę za pośrednictwem poczty elektronicznej lub w formie ustnej (rozmowa telefoniczna) a wymóg pisemności
• bezpieczny podpis elektroniczny a forma pisemna umowy o pracę
• wydawanie poleceń w formie zdalnej (telefonicznie, via email)
• elektroniczny obieg dokumentów czasu pracy – m.in. czy ewidencja czasu pracy musi być wydrukowana i podpisana przez pracownika
• skuteczność wypowiedzenia umowy o pracę wysłanego mailem
• czy świadectwo pracy może być wysłane mailem?

9. Inne formy monitoringu: w tym monitoring aktywności wykorzystywania komputerów służbowych, poczty email pracownika – cel, zakres, wzory zapisów
10. Ministerialny elektroniczny system do obsługi niektórych umów – wpływ na działy kadr i outsourcing usług kadrowych na podstawie ustawy obowiązującej od 01.2023 r.

• kategorie umów obsługiwanych przez system
• kto będzie mógł korzystać z systemu?
• umowa o pracę i umowa zlecenie
• funkcjonalności systemu czyli w czym system wyręczy pracodawcę lub zleceniodawcę?
• jakie dane trafią do systemu?
• jakie wnioski i oświadczenia pracownik i zleceniobiorca złożą za pośrednictwem systemu?
• czy system teleinformatyczny do obsługi umów zastąpi outsourcing kadrowy oraz wyprze działy kadr?

11.Pracownik na stanowisku pracy wyposażonym w monitor ekranowy – wymogi BHP

WYMAGANIA SPRZĘTOWE: Do wzięcia udziału w szkoleniu niezbędny jest komputer stacjonarny, laptop, tablet lub telefon komórkowy z obsługą dźwięku i dostępem do Internetu (przeglądarka Google Chrome lub Firefox).

Sposób i forma zaliczenia:

Formą zaliczenia kursu jest obecności na 100 % godzin lekcyjnych . Uczestnik otrzymuje zaświadczenie o ukończeniu kursu zgodnie z aktualnym wzorem wynikającym z rozporządzenia MEN. Zaświadczenie wydawane jest przez Oddział Okręgowy SKwP w Gorzowie Wielkopolskim, w ramach którego działa niepubliczna placówka kształcenia ustawicznego będąca organizatorem kursu. Podstawą do sporządzenia protokołu zaliczenia jest imienna lista obecności podpisywana każdorazowo przez słuchacza.

OPŁATA

• 425 zł brutto od osoby 
• 400 zł brutto od osoby - cena dla członków SKwP*

Należność za udział w szkoleniu prosimy wpłacać na rachunek bankowy Oddziału Okręgowego SKwP w Gorzowie Wlkp. Pekao S. A. I Oddział w Gorzowie Wlkp. nr 44 1240 3549 1111 0000 4431 1081

Opłatę prosimy uiścić po otrzymaniu zawiadomienia z potwierdzeniem realizacji szkolenia.

Cena obejmuje:

• wykład wraz z autorskimi materiałami szkoleniowymi
• zaświadczenie o ukończeniu szkolenia.

W ramach szkolenia zapewniamy:
- udział w szkoleniu, możliwość zadawania pytań,
- materiały szkoleniowe,
- zaświadczenie o uczestnictwie w szkoleniu.

Informacje dotyczące udziału w szkoleniu:
- Warunkiem uczestnictwa w szkoleniu jest pisemne zgłoszenie (przycisk ZAPISZ SIĘ) oraz dokonanie wpłaty najpóźniej na 3 dni przed terminem szkolenia.
- Rezygnacja za udział w szkoleniu wymagana bezwzględna  forma pisemna za pośrednictwem poczty mailowej najpóźniej na 3 dni przed szkoleniem.
- Realizacja szkolenia jest uzależniona od zainteresowania powyższą tematyką.

Materiały i zaświadczenie zostaną wysłane na adres mailowy uczestnika.

Serdecznie zapraszamy!

Zapisz się